Concepto y conservación de archivos

• Un archivo es el lugar donde se encuentra los documentos con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
  
  
  Se siguen unos criterios para su adecuada utilización

• Que sea posible localizar los documentos de forma fácil y rápida.
• Que la documentación se conserve en buen estado.
• Que el espacio físico ocupado por el archivo sea el menor posible.
• Que se evite la inflación de papeles y las duplicidades, copias innecesarias, etc.
• Que se utilice un criterio de clasificación claro, eficiente y sencillo, al alcance de todos los potenciales usuarios, no solo de la persona directamente encargada del archivo.
• Que el coste de mantenimiento del archivo no sea excesivo y resulte por tanto antieconomico. la estructura y el alcance del archivo deben estar en cosonancia con el tamaño y el volumen de actividad de la empresa.
  
  
  CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.
  La conservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempo determinado, pasado el cual, podrán destruirse los mismos, aunque previamente a ello, se suele digitalizar y guardarlos en soportes informáticos. Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.
  DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  
  Dado el elevado número de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa.
  La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además así, se respeta la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).