Concepto y conservación de archivos

• Un archivo es el lugar donde se encuentra los documentos con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
  
  
  Se siguen unos criterios para su adecuada utilización

• Que sea posible localizar los documentos de forma fácil y rápida.
• Que la documentación se conserve en buen estado.
• Que el espacio físico ocupado por el archivo sea el menor posible.
• Que se evite la inflación de papeles y las duplicidades, copias innecesarias, etc.
• Que se utilice un criterio de clasificación claro, eficiente y sencillo, al alcance de todos los potenciales usuarios, no solo de la persona directamente encargada del archivo.
• Que el coste de mantenimiento del archivo no sea excesivo y resulte por tanto antieconomico. la estructura y el alcance del archivo deben estar en cosonancia con el tamaño y el volumen de actividad de la empresa.
  
  
  CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.
  La conservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempo determinado, pasado el cual, podrán destruirse los mismos, aunque previamente a ello, se suele digitalizar y guardarlos en soportes informáticos. Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.
  DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  
  Dado el elevado número de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa.
  La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además así, se respeta la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).

Clases de archivo

Según el tipo de documento que contiene:

     •Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos  acontecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.

  •Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones.

  •Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos.

  •Archivos de la Administración. Conservan documentos relacionados con la  Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.

•Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país.

       Según su antiguedad:


•Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo.

•Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae  del archivo activo y se guarda en el semiactivo. 
 

      • Pasivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera. 

Sistemas de archivos

                                     -Carperta

-Carpeta archivadora

                                        



                                    -Mobiliario

                                     -Microfilme

                                     -Informático

Protección de datos

La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD), es una Ley Orgánica española que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor, intimidad y privacidad personal y familiar.

Se definen niveles de seguridad, englobando cada uno al anterior como si se tratara de un sistema de capas concéntricas donde la más alta contiene a la inferior. El nivel de seguridad del fichero concuerda con la importancia de su información, puede ser:

.-Básico: se aplica a todos los ficheros que contienen datos de carácter personal.

.-Medio: contienen, además, información sobre cuestiones administrativas, penales, hacienda pública, servicios financieros o cuando varios datos en su conjunto permitan obtener el perfil de un individuo.

.-Alto: contiene datos (al menos uno) relacionados con la ideología, religión, orientación sexual o política, salud, datos policiales obtenidos sin consentimiento o cualquier otro que, si fuera conocido, dañaría principios fundamentales.

Medios y equipos ofimáticos y telemáticos

Se llama ofimática al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar o parar la información necesaria en una oficina.


Medios:
1-Maquina de escribir: La máquina de escribir es un dispositivo mecánico, electromecánico o electrónico, con un conjunto de teclas que, al ser presionadas, imprimen caracteres en un documento, normalmente papel.

2-Ordenador personal: Una computadora personal suele estar equipada para cumplir tareas comunes de la informática moderna, es decir permite navegar por Internet, escribir textos y realizar otros trabajos de oficina o educativos, como editar textos y bases de datos. Además de actividades de ocio, como escuchar música, ver videos, jugar, estudiar, etc.

Impresoras

Las impresoras de impacto utilizan un elemento móvil que "golpea" una cinta impregnada en tinta. El elemento móvil contiene el caracter a imprimir o el elemento móvil cambia su superficie para hacer el caracter . Estas ultimas impresoras utilizan una serie de agujas que golpean la cinta impregnada de tinta de acuerdo al caracter que van a imprimir, se asoman unas agujas y se esconden otras, así a medida que el cabezal avanza sobre el papel se va "dibujando" el caracter específico. En General las impresoras de Impacto son ruidosas, pueden imprimir formularios con varias copias

La impresoras sin impacto incluyen las de Inyeccion de tinta, las laser, las de sublimacion y las térmicas. Las de inyeccion y sublimacion basicamente funcionan igual, solo que las de inyeccion "escupen" la tinta que esta en estado liquido dentro del cartucho que la contiene y las de sublimacion primero la derriten pues esta en estado solido.

Equipo de gestión empresarial

 -Modem:Un módem es un periférico utilizado para transferir información entre varios equipos a través de un medio de transmisión por cable



-Escáner:se utiliza para introducir imágenes de papel, libros, negativos o diapositivas. Estos dispositivos ópticos pueden reconocer caractéres o imágenes, y para referirse a este se emplea en ocasiones la expresión lector óptico


-Fax:es la transmisión telefónica de material escaneado impreso, normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.

E-Mails

Correo electrónico (correo-e, conocido también como e-mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.Para poder enviar y recibir correo electrónico, generalmente hay que estar registrado en alguna empresa que ofrezca este servicio (gratuito o de pago).

Gratuitos
Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de publicidad: unos incrustada en cada mensaje, y otros en la interfaz que se usa para leer el correo.

PagoLos correos de pago normalmente ofrecen todos los servicios disponibles. Es el tipo de correo que un proveedor de Internet da cuando se contrata la conexión. También es muy común que una empresa registradora de dominios venda, junto con el dominio, varias cuentas de correo para usar junto con ese dominio (normalmente, más de 1).

Videoconferencia

Videoconferencia o videollamada es la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el ordenador, etc.

Dni Electrónico

El documento de identidad electrónico (DI-e) también conocido como DNI electrónico o Cédula de identidad electrónica es un documento emitido por una autoridad oficial para permitir la identificación de la población de forma personal o virtual. Tiene el tamaño de una tarjeta de crédito y dispone de un chip que permitirá a las personas naturales firmar digitalmente documentos electrónicos con la validez legal que una firma manuscrita.

Las bases de datos para el tratamiento de la información

Una base de datos es un almacén de información en forma de datos de diferentes tipos. Un ejemplo puede ser una agenda telefónica compuesta por apellido y números de teléfono; el archivo de una biblioteca en el que se incluyen nombres de autores, títulos, números de ediciones, fechas de publicación, etc.
VENTAJAS EN LA UTILIZACIÓN DE BASES DE DATOS
Facilidad de manejo de grandes volúmenes de información
Independencia en el tratamiento de la información
Seguridad de la información
No duplicidad de la información
Mejora la metodología de trabajo en una organización
Facilidad en la toma de decisiones

DESVENTAJAS EN LA UTILIZACIÓN DE BASES DE DATOS

Complejidad
Equipamiento adicional

Archivos informáticos

Un archivo informático es un conjunto de información que se almacena en algún medio de escritura que permita ser leído o accedido por un ordenador. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente información dentro de un computador.

Tipo de extensiones:

• .txt : texto plano o universal sin formato, tipos de letras, tamaños, colores...
• .doc : procesador Word.
• .xls : hoja de cálculo Excel.
• .xlm : macro de Excel.
• .xlt : plantilla de Excel.
• .xlv : módulo de VBA de Excel.
• .mdb : base de datos Acces
• .ppt : presentación PowerPoint.
• .pps : presentación PowerPoint.
• .dif : intercambio en el paquete Office
• .pot : plantilla PowerPoint.
• .dot : plantilla Word
• .dif : intercambio en el paquete Office